Aperçu

Le système de statuts fixes de Shopify ne convient pas à tous les flux de travail. Ce guide vous permettra de concevoir un modèle de statut clair basé sur des étiquettes, d'automatiser des transitions sécurisées avec Shopify Flow et de connecter des messages pour tenir vos clients informés, offrant ainsi à votre équipe des files d'attente prévisibles sans application personnalisée.

Contenu

Aperçu
Problème : ce que vous pouvez et ne pouvez pas changer
Étape 1 - Concevoir votre taxonomie des statuts
Étape 2 - Créer et appliquer des étiquettes de commande
Étape 3 - Automatisation avec Shopify Flow
Étape 4 - Associer les étiquettes aux notifications client
Étape 5 - Créer des tableaux de bord et des files d'attente pour les opérations
Conseils et garde-corps
Résultat : statut clair sans applications personnalisées

Étape 0 - Prérequis et portée

Ce flux de travail utilise uniquement les fonctionnalités intégrées de Shopify : étiquettes de commande, vues enregistrées, modèles de notification et automatisations Shopify Flow. Aucune application personnalisée n’est requise pour commencer. L’application Shopify Flow gratuite permet d’automatiser la plupart des étapes ; sinon, vous pouvez appliquer les étiquettes manuellement et passer à une version supérieure ultérieurement.

Accès : Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour modifier les commandes, la navigation et les notifications. Pour utiliser Flow, vous devez disposer des autorisations nécessaires pour créer des flux de travail.
Limitations : Vous ne pouvez pas modifier les statuts principaux de Shopify, tels que « non exécuté » ou « annulé ». Les balises permettent d’étiqueter votre processus interne en parallèle.
Résultat : Un petit ensemble d'étiquettes qui progressent selon une séquence prévisible et informent le personnel et les clients.

Problème : ce que vous pouvez et ne pouvez pas changer

Les statuts système de Shopify, tels que « Non traité » et « Traité », sont fixes. Il est impossible d'ajouter de nouveaux statuts. Utilisez plutôt un nombre restreint d'étiquettes de commande pour représenter les états internes et associez-les à des automatisations et des messages compréhensibles par les clients.

Utilisez des étiquettes internes telles que « en attente d'épreuve », « en production », « prêt à être expédié ».
Automatisez les modifications d'étiquettes à l'aide des déclencheurs et actions de Shopify Flow.
Associez les balises internes à un langage compréhensible par le client dans les notifications.

Étape 1 - Concevoir votre taxonomie des statuts

Veillez à ce que la liste soit courte et sans ambiguïté afin que le personnel puisse appliquer et interpréter les états de manière cohérente. Documentez quand chaque étiquette doit être ajoutée ou supprimée et qui en est responsable.

Créez 3 à 6 étiquettes qui correspondent à votre processus de production.
Définissez les transitions entre les étiquettes. Par exemple : en attente de validation, puis en production, puis prêt à être expédié.
Déterminez quelles balises sont internes et lesquelles peuvent être divulguées aux clients dans les messages.

Étape 2 - Créer et appliquer des étiquettes de commande

Les balises peuvent être ajoutées manuellement dans l'interface d'administration ou automatiquement via Flow. Commencez par ajouter des balises manuellement pour valider le processus, puis automatisez-le ultérieurement.

Ouvrez une commande dans l'interface d'administration Shopify et ajoutez une étiquette de votre taxonomie.
Créez des vues enregistrées qui filtrent par étiquette afin que le personnel puisse consulter les files d'attente de travail.
Formez l'équipe à supprimer l'étiquette précédente lors du passage à l'état suivant.

Créer des vues enregistrées pour les équipes

Les vues enregistrées rendent le flux de travail visible. Chaque équipe travaille à partir d'une liste filtrée plutôt que d'effectuer une recherche.

Créez une vue « Commandes » filtrée par l’étiquette « en attente de validation » pour votre équipe de conception.
Créez une vue filtrée par opérations en production.
Épinglez les vues de chaque équipe pour qu'elles soient accessibles en un clic dans la barre latérale.

Étape 3 - Automatisation avec Shopify Flow

Shopify Flow vous permet de déclencher des automatisations lors de commandes et d'ajouter ou de supprimer automatiquement des étiquettes. Veillez à ce que les automatisations soient idempotentes pour éviter les boucles.

Déclencheurs courants : Commande créée, Traitement créé, Traitement mis à jour, Étiquette ajoutée, Étiquette supprimée.
Actions courantes : Ajouter une étiquette de commande, Supprimer une étiquette de commande, Envoyer un e-mail interne, Envoyer une requête HTTP à un système externe.

Exemple de flux : état de production

Déclencheur : Étiquette ajoutée, en attente de validation.
Condition : Si la preuve approuvée dans votre outil externe ou si la case à cocher interne est activée.
Actions : Supprimer l’élément en attente de validation, ajouter l’élément en production, informer l’équipe de production.
Déclencheur ultérieur : La création de l’exécution ajoute des éléments prêts à être expédiés ou terminés.

garde-corps de conception fluide

Avant d'ajouter une étiquette, vérifiez si elle existe déjà. Cela évite les boucles et les actions en double.
Pour la suite, supprimez l'étiquette précédente. Ainsi, chaque commande restera dans un seul et même état.
Utilisez des noms de flux de travail et des commentaires descriptifs pour que les futurs collaborateurs comprennent la logique.
Commencez par tester les flux sur les commandes de test. Vérifiez que seules les étiquettes prévues changent.

Étape 4 - Associer les étiquettes aux notifications client

Les clients se soucient des prochaines étapes claires et des délais réalistes, pas de vos libellés internes. Utilisez des formulations compréhensibles par le client dans vos e-mails et SMS de notification.

Utilisez des conditions logiques dans les modèles pour afficher le message approprié lorsque des balises clés sont présentes.
Soyez bref : expliquez ce qui s’est passé, ce qui va se passer ensuite et quand faut-il s’attendre à le savoir.
Incluez un lien vers la page de suivi des commandes afin que les clients puissent en vérifier l'avancement.

logique du modèle de notification

Dans vos modèles de notification, vérifiez la présence des balises et insérez le texte approprié. Les variables disponibles varient selon la notification ; consultez donc chaque modèle dans Paramètres > Notifications. Testez les e-mails pour vous assurer que le langage est correct et clair.

Rédigez un texte simple et axé sur les résultats : ce qui a changé, la prochaine étape et quand.
Ajoutez un lien vers la page de statut de la commande pour permettre aux utilisateurs de consulter les mises à jour en libre-service.
Pour les SMS, utilisez des formulations plus courtes et n'incluez que les informations essentielles.
Normalement, vous pouvez configurer des e-mails transactionnels pour les notifications de commande sur des plateformes de marketing par e-mail tierces.

Exemple de copie client

En attente d'une épreuve : « Nous préparons actuellement votre épreuve. Vous recevrez prochainement un courriel pour l'approuver. »
En production : « Votre commande est en cours de production. Nous vous enverrons par e-mail les informations de suivi dès son expédition. »
Prêt à être expédié : « Votre commande est prête à être expédiée. Nous vous enverrons bientôt les informations de suivi. »

Étape 5 - Créer des tableaux de bord et des files d'attente pour les opérations

Les vues enregistrées et filtrées par étiquettes permettent aux équipes de se concentrer sur les tâches prioritaires au moment opportun. Cela réduit les transferts de responsabilité et les risques d'erreurs.

Créez des vues distinctes pour les produits en attente de validation, en production et prêts à être expédiés.
Attribuez à chaque équipe une seule file d'attente à traiter chaque jour.
Vérifier les exceptions chaque semaine : commandes avec des étiquettes contradictoires ou sans étiquette.

Rythme des opérations hebdomadaires

Examiner les commandes bloquées : toutes celles qui portent la même étiquette depuis plus de 5 jours.
Veuillez sélectionner 10 commandes récentes par État afin de confirmer l'exactitude des messages types.
Mettez à jour votre taxonomie si vous constatez des cas limites récurrents qui ne correspondent pas aux balises existantes.

Conseils et garde-corps

Évitez la prolifération des étiquettes. Si vous avez besoin de plus de quelques états, revoyez la conception de votre processus.
Pour éviter les boucles dans Flow : avant d’ajouter une balise, vérifiez si elle est déjà présente.
Propriété du document : qui peut transférer une commande d’un État à un autre ?

Motifs avancés

Utilisez les métachamps pour les états supplémentaires

Lorsque vous devez stocker des informations structurées telles que la date d'expédition prévue ou l'URL de preuve, utilisez des balises pour le statut principal, mais stockez les détails dans les métadonnées de commande. Cela simplifie l'état principal et ajoute du contexte sans créer des dizaines de balises.

Créez une définition de métachamp comme suit : espace de noms workflow, clé target_ship_date, type date.
Mettez à jour le métachamp dans Flow lors du passage en production. Affichez-le dans les vues internes.
Vous pouvez éventuellement faire référence au métachamp dans les modèles pour définir les attentes.

Intégrer des systèmes externes via Flow

Si vous gérez les épreuves ou la production dans un outil externe, utilisez l'action de requête HTTP de Flow pour notifier ce système lorsqu'une étiquette est modifiée. Veillez à minimiser la taille de la requête et à inclure une gestion des nouvelles tentatives. Stockez les identifiants renvoyés dans des métadonnées pour assurer la traçabilité.

Déclencheur sur balise ajoutée en attente d'épreuve pour appeler votre outil de relecture et créer une épreuve brouillon.
Une fois l'approbation obtenue, votre outil peut déclencher un webhook qui ajoute l'élément en production à la commande.
Utilisez des secrets pour les clés API et limitez les points de terminaison aux adresses IP connues si possible.

Assurance qualité et restaurations

Toujours effectuer des tests sur un thème identique et avec des exemples de commandes. Prévoir un plan de restauration pour chaque flux de travail afin de pouvoir désactiver les automatisations en cas de comportement inattendu.

Créez une série de commandes tests et parcourez-les manuellement à chaque étape.
Activez un flux à la fois et observez les commandes réelles pendant une journée avant d'ajouter l'automatisation suivante.
Documentez la procédure de désactivation rapide d'un flux de travail si des balises commencent à se déplacer incorrectement.

Résultat : statut clair sans applications personnalisées

Grâce aux étiquettes, aux flux et aux modèles, vous créez un système de suivi que votre équipe comprend et que vos clients apprécient. Vous pourrez ensuite l'enrichir avec des applications ou du code personnalisé à mesure que votre processus évolue.

Transferts internes plus rapides : chaque commande apparaît dans une seule file d'attente.
Moins de demandes d'assistance : des notifications proactives et rédigées en langage clair réduisent le nombre de courriels du type « Où est ma commande ? ».
Des rapports améliorés : les vues filtrées offrent un aperçu en temps réel des travaux en cours.